¿Cómo escribir correos de trabajo?

En este mundo cada vez más digitalizado debemos hacer que nuestros correos resalten para que nuestros mensajes lleguen a quién debe leerlos.

Darle mayor impacto a tus mails genera diferencias entre ser leído o ir al spam. Para tener mayor certeza de que tu mensaje es el correcto, debes tomar en cuenta ciertas reglas.

Estos son algunos de los conceptos que Mi Huella Es sugiere tener claros a la hora de redactar un mail:

Fecha: La fecha es un dato que se incluye por defecto en cada mail por lo tanto no debemos incluirla en el cuerpo de nuestro mensaje.

Para: Debemos incluir a las personas a las que va dirigido el mensaje.

CC: En esta secciones incluiremos a otras personas que deseamos lean también el mensaje, aunque no esté dirigido a ellas.

CCO: En el CCO o BCC (con copia oculta) incluimos destinatarios que no deseamos que sean visibles para otros. Debemos tener mucho cuidado con esta opción pues estamos ocultando esta información a los demás destinatarios.

Asunto: Describimos en pocas palabras el contenido del mensaje.

Prioridad: Utiliza la opción “urgente” sólo cuando sea necesario y no en cada correo que envíes. Si abusas de esta opción, cuando envíes un mensaje verdaderamente urgente los destinatarios no lo tomarán como tal.

Escritura: Cuida la ortografía, activa el autocorrector de ser necesario. El uso de mayúsculas es exclusivo de siglas, nombres propios o al inicio de una oración, no abuses de éstas pues equivalen a gritar.

En cuanto al estilo, no utilices fondos de color, fuentes de difícil lectura y emoticones, mantenlo lo más limpio y serio posible.

Cuerpo del mensaje

Antes que nada debemos saludar cordialmente a la persona, al destinatario, por su nombre o título y si la confianza es mayor, podemos incluir un “Querido/Querida”. Nunca incluyas “PRESENTE” pues este tipo de introducción es exclusiva de documentos que se entregan personalmente.

Aunque se trate del mismo destinatario, crea un correo por cada asunto nuevo que debas tratar, esto resultará más práctico y ordenado.

Trata el mensaje lo más claro posible y no utilices palabras domingueras (esas que nunca utilizas pero lo haces para quedar bien o para sentirte importante) y mucho menos altisonantes. Hazlo breve y ordena tus ideas. Los mensajes más largos, divídelos en párrafos.

Solicitar las cosas por favor y dar las gracias, siempre será un buen gesto. Mantén la formalidad para asuntos profesionales pero no exageres con tecnicismos ni formalidades.

Evita tratar asuntos personales por correo electrónico, si debes hacerlo, recuerda nunca escribir algo que no te atreverías a decir en persona. Para estos casos siempre será mejor realizar una llamada telefónica.

Despídete cordialmente añadiéndole frases como “Sinceramente”, “Quedo a sus órdenes” o alguna frase acorde al asunto tratado en el correo electrónica.

Firma Electrónica

Agrega una firma personalizada que incluya tu nombre, el de la empresa o su logotipo, cargo y algún medio de contacto.

Una vez terminado, revisa completamente el correo electrónico por si algo nos ha faltado, incluyendo los archivos adjuntos. Por la inmediatez con que son enviados, las personas esperan que respondamos de igual forma, intenta revisar tu correo diariamente y dar respuesta a todos ellos. Lo mejor es responder en un plazo no mayor de 24 horas.

Recuerda que tu perfil es tu marca. Conoce sobre cómo hacer de tu persona en internet un concepto con las ideas de Mi Huella Es.