5 documentos que debes guardar bajo llave

Una siempre tiene que pensar positivo y esperar que nada malo pase en la vida, pero… ¿han pensado en qué harían si hubiera una emergencia y tuvieran que salir corriendo de casa? ¿Qué se llevarían? ¿Dónde están sus documentos importantes?

Cuando viajaba con mis papás de chica, mi mamá siempre ponía todas las cosas importantes (pasaporte, tarjetas, joyas, etc.) en un vasito junto al buró en el hotel donde nos quedábamos. Decía que así las podría tomar rápidamente si tenía que salir corriendo.

La primera vez que tuve que salir corriendo de un hotel porque sonó la alarma de incendios lo agradecí enormemente. Era la única que tenía su tarjeta de crédito, su IFE y su celular en la mano mientras todos nos volvíamos locos con el caos que se hizo.

Bajo esa misma lógica todos deberíamos tener nuestros documentos importantes juntos y en un lugar seguro, resguardados de cualquier persona ajena que pueda entrar a nuestra casa y hacer mal uso de ellos.

También es importante tener copias certificadas de estos documentos y guardar una en casa y una en otro lugar seguro, ya sea la oficina o casa de algún familiar, o haciendo uso de empresas que se dedican al resguardo de documentos.

Platicamos con Max Cukiert, Director General de StrongMax, para preguntarle cuáles son los 5 documentos que no nos podemos arriesgar a perder:

1. Acta de nacimiento

Este documento nos lo solicitan para casi cualquier trámite oficial y es muy común que todos tengamos más de una en casa, pero considera que la escuela, el seguro social y algunas aseguradoras se quedarán con una copia certificada para sus archivos, así que mejor guarda dos o tres copias en tu archivo de seguridad. También te recomendamos guardar tu Pasaporte y tu Visa junto a tu Acta de nacimiento, y copias de tu IFE.

Cómo recuperarla: Existen muchas oficinas del registro civil en diferentes puntos de la ciudad. Ahí presenta una copia simple —de no tenerla, puedes pagar alrededor de 60 pesos por una “búsqueda de datos de registro”—, una identificación oficial y realiza el pago correspondiente por la reposición, incluso puedes iniciar el trámite en línea y terminarlo en las oficinas. El procedimiento es muy similar a la recuperación de actas de matrimonio, defunción y divorcio.

2. Facturas de tus autos

Con ella compruebas la propiedad de tu vehículo, la necesitarás en caso de verte involucrado en un accidente mayor, robo, trámites comunes como cambio de placas y propietario, y para poder certificar la operación de compra venta. Si tu factura es electrónica, a partir de modelos 2012, ésta no tendrá validez.  No es un documento que utilizarás con frecuencia así que lo mejor es tenerlo bien seguro y guardado, ya que sin él no podrás hacer ninguna transacción relacionada con tu automóvil. Guarda una copia de tu licencia y de la tarjeta de circulación junto a la factura.

Cómo recuperarla:  Tienes que levantar un acta en el MP (Ministerio Público), donde expliques cómo y por qué no tienes la factura original. Es un procedimiento complejo, porque además tienes que acreditar de diferentes formas la propiedad: cuánto tiempo llevas con tu auto; si tienes otros documentos a tu nombre, la tarjeta de circulación; presentar testigos que aseguren que es tuyo y que te hayan visto en él; fotos del vehículo, entre otros. Posteriormente, un agente del ministerio certificará esta acta y se convertirá en tu nueva factura como título de propiedad, legal. Pero el sentido común y la experiencia dictan que te será muy difícil generar confianza presentando este documento a algún posible comprador, así que mejor guarda muy bien la factura original en una caja de seguridad.

3. Escrituras inmobiliarias

La escritura de tu casa o título de propiedad inmobiliaria, tiene un gran valor, pero es más sentimental o simbólico que el problema legal que pudiera representar perderla. Sin embargo, no tenerla a la mano cuando la necesites para algún trámite te provocará dolores de cabeza; al ser un documento de poca rotación, siempre es mejor tenerla fuera de casa y muy bien resguardada.

Cómo recuperarla: Con tu notario, lo puedes hacer tantas veces como sea necesario,  como con las actas constitutivas, éste las guarda en sus libros durante cinco años, después el trámite tendrá que realizarse ante el Archivo General de Notarías donde deberás presentar una identificación, una copia simple, si se tiene, y pagar los derechos de emisión.

4.  Testamento

Con este documento garantizas que tu voluntad, en caso de fallecimiento, se cumpla libremente, de tal manera que tus propiedades puedan destinarse en forma pacífica y ordenada a las personas que tú decidas. Resguardar tu testamento evitará problemas futuros y juicios costosos. Te recomendamos guardar uno en casa y otro en algún lugar seguro al que puedas acceder fácilmente. También recuerda avisarle a tu abogado y gente de confianza de la existencia del testamento y del lugar donde pueden encontrarlo en caso de fallecimiento.

Cómo recuperarlo: Éste se guarda en el Archivo General de Notarías, que es la dependencia pública donde se inscriben y registran los testamentos. Si lo perdiste o te lo robaron, lo que debes hacer es pedir el certificado de las últimas voluntades al Archivo General de Notarías para solicitar una copia simple.  Para ello, debes presentar varios documentos: identificación oficial, los datos generales del testador, el tipo de testamento otorgado, número de escritura, volumen, protocolo y comprobante de pago de derechos.

5. Actas Constitutivas

Suelen ser requeridas para la firma de cada contrato que realices con cualquier cliente o proveedor, así que lo mejor es tenerlas muy bien guardadas. Te recomendamos  tener una copia en la oficina para los movimientos corrientes.

Cómo recuperarlas: Tienes que acudir con el notario que te certificó y pagar por el trámite, si tu acta tiene más de cinco años, este trámite deberá realizarse ante el Archivo General de Notarías.